T.C.

MAZGİRT KAYMAKAMLIĞI

İMZA  YETKİLERİ

YÖNERGESİ

10/09/2021

 

 

 

 

 

 

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

AMAÇLAR

Bu Yönerge ile Mazgirt Kaymakamlığına 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin Kaymakam veya Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkililerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıdır.

1. Kaymakam adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek,
2. Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
3. Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak,
4. Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği arttırmak,
5. 
   Üst düzey yöneticilere zaman kazandırmak, onları işlemlerin ayrıntılarına indirmekten kurtarmak, çalışanları, hizmetlerin organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, sorunların çözümün de etkinliklerini artırmak,
6. Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirmek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarına özendirmek,
7. Amir ve memurların "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmenliğin” birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmesini sağlamak,
8. Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak.

 

KAPSAM

Bu yönerge, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda kaymakam adına imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarım kapsar.

HUKUKİ DAYANAK

Bu Yönerge;

1. 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu,
2. 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı'nın Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun,
3. 31151 sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmenlik,
4. Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmenliği,
5. Tunceli Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi’ ne uygun olarak hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

Bu Yönergede yer alan;

 

Yönerge	: Mazgirt Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,
Valili	: Tunceli Valiliğini,
Kaymakamlık	: Mazgirt Kaymakamlığını,
Kaymakam	: Mazgirt Kaymakamı,

İlçe İdare Şube Başkanları : Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin ilçe merkezindeki teşkilatının                                          başında bulunan birinci derecedeki yetkili amiri (Müdür, Komutan,                                                Müftü gibi)

Birim                                         : Bakanlıkların kuruluş kanuna göre İlçe teşkilatında yer alan                                                       kuruluşları ve alt hizmet birimlerini,

Birim Müdürü                               : Bakanlıkların İlçe Teşkilatında görev yapan ve İlçe İdare Başkanının                                                sorumluluğu altında çalışan yöneticileri ifade eder.

İlçe Personeli                            : Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin İlçe Teşkilatında çalışan amir ve                                            memurlarını ifade eder.

YETKİLİLER

1. Kaymakam,
2. İlçe Jandarma Komutanı,
3. İlçe Emniyet Amiri,
4. İlçe Yazı İşleri Müdürü,
5. İlçe Müftüsü,
6. İlçe Nüfus Müdürü,
7. İlçe Malmüdürü,
8. İlçe Milli Eğitim Müdürü,
9. İlçe Tapu Müdürü,
10. İlçe Devlet Hastanesi Başhekimi,
11. İlçe Tarım ve Orman Müdürü,
12. İlçe Milli Emlak Şefliği
13. İlçe Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Müdürü
14. İlçe Gençlik ve Spor Müdürü
15. İlçe Köylere Hizmet Götürme Birliği Müdürü

 

İLKE VE USULLER

 

        1. İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. İmza yetkisi devredilen her kademe yöneticisine sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatıcı bilgi verilecektir.

2. Kaymakamlık Makamından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir,
3. İmza yetkisi devrinin kanunen mümkün olmadığı yazı ve onaylarda yetki devri yapılamaz,
4. İlçe Kaymakamı tarafından kendilerine yetki devredilenler iş bu imza yetkilerini kullanırken yazışmalarda " Kaymakam a.” İbaresi kullanırlar,
5. İlçedeki kamu, kurum ve kuruluşları arasındaki yazışmalar, İlçe İdare Şube  Başkanları tarafından yapılır,
6. Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak " Kaymakam a.”  ibareli yazılar, yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır,
7. İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır, Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir,
8. 
   İlçe İdare Şube Başkanları, imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanın da bilgi vermekle yükümlüdür,
9. Kaymakam tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Kaymakam onayı olmadan daha alt kadrolara devredilemez. Tüm yetki devirleri bu yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usulle yönerge değişikliği şeklinde yapılır,

10.Bütün Yazışmalar, 10 Haziran 2020 tarih ve  31151 sayılı Resmi Gazete’de     yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda   Uygulanacak Esas ve Usuller hakkında Yönetmenlik” hükümlerine uygun olarak yapılacaktır.

 

11.Atama onayları, ilgilinin mevcut görev yeri ve atanacağı yerdeki personel durumunu belirtir bilgi notu ile sunulur,

12. Kamu hizmetlerinin başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ve karar / onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır

        13.İdare başvuruların doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.

 

         14.Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidir. Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak alınan talimata göre gereği yapılarak, dilekçeye yasal süre içerisinde cevap verilir,

15.4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmenliğe göre yapılacak başvurular, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca kabul edilir ve cevaplar kurum amiri imzası ile verilir,

 

        16.Yazılar ekleri ve varsa evveliyatına ait dosya ile beraber imzaya sunulur,

         17.Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması esastır. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazının mevzuata ve Türkçe bilgisi yazım kuralına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadırlar,

         18.Basında çıkan iddia, ihbar, şikâyet, dilek ve temenniler, ilgili birim amirince izlenip,     değerlendirilerek Kaymakama iletilir,

          19.İmza Yetkisi verilen Kurum Amirinin izinli, görevli, raporlu olduğu hallerde verilen imza yetkisini vekili kullanır. Daha sonra asıl yetkiliye yapılan iş ve işlemler hakkında bilgi verilir.

20.Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır,

 

 

SORUMLULUK

1. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve Yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğinden Birim Amirleri sorumludur.

1. 2. Birim Amirleri birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar,
   3. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludurlar,
   4. Her yetkili kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takip etmek ve üstüne bildirmekle yükümlüdür.
   5. Kamu hizmetlerinin başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ve karar / onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır.

6. İdare başvuruların doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede     sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.

 7. Doğrudan ilgili kuruma ya da birime yapılan başvurularda; birim amirleri konunun kendi görev alanları içinde olması koşuluyla başvuruyu kabul ederek konuyu incelemeye ve işlem sonucunu veya talep edilen hususu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

8. Yazışmalarda, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve 4982 sayılı Bilgi   Edinme Hakkı Kanunu ile ilgili diğer mevzuatta belirtilen sürelerde vatandaşların taleplerine cevap verilmesi esastır. Gecikmelerden ilgili memur ve amirler müşterek olarak sorumludurlar.

9. Yazılar, varsa ekleriyle ve dosyası ile birlikte imzaya sunulur. Yazıların ilgili olduğu birim tarafından hazırlanması ve dağıtım yapılması esastır.

 10. İlçe Kaymakamları tarafından yapılan geçici görevlendirmelerde acil hallerde Valilik Makamı bilgilendirilerek işlem tekemmül ettirilecek, diğer hallerde ise Kaymakamlıklar tarafından geçici görev teklifi usulüne uygun olarak Valilik Makamına sunulacaktır. Çok özel nedenler dışında memurlar arasında sıra ve eşitliğe dikkat edilecektir.

       11.İçişleri Bakanlığı Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma    Yönetmeliğinin 5.   oooo maddesinde yazışma kuralları ve kanallarını düzenlemektedir. Anılan maddenin (b) bendinde İl Genel ooooİdare Kuruluşlarının İl ve İlçe kademeleri arasındaki yazışmalarının Valilik ve Kaymakamlık kanalıyla ooooyapılacağı hükme bağlanmıştır. Bu konuda tüm birimler Yönetmelik hükümlerine titizlikle uyacaklardır.

 

12. Vatandaşlar tarafından Kaymakamlık Makamına sunulmasına gerek bulunmayan ve kurum içerisinde işlem yapılması gereken dilekçelerden;

1. Düğün, nişan, eğlence, çay partisi
2. Silah taşıma, bulundurma talepleri ve benzeri işlemler,
3. Dernek genel kurul sonuç bildirimleri,
4. Sağlık heyet rapor talepleri,
5. Sosyal Yardımlaşma Vakfına yapılan müracaatlar,
6. 2022 sayılı Yasa gereğince Yaşlılık ve Sakatlık maaşı talepleri,
7. İş talepleri,
8. Nüfus kayıt örneği talepleri,
9. Emekliler ve sakatlar için verilen muhtaçlık kararı talepleri,
10. Nüfus kaydı talepleri,
11. Tip formlar ve dosya tamamlama yazıları,
12. Kayıp ruhsat ve ehliyet için yapılan başvurular,
13. Silah nakil belgesi ve mermi talepleri, mermi satış bayii talepleri,
14. Av bayii açma talepleri, silah tamir yeri açma talepleri,
15. Açılması izne bağlı yerlerle ilgili talepler,
16. Pasaport vize işlemleri,
17. İlçemizde ikamet eden yabancılarla ilgili iş ve işlemler,
18. Araçları hurdaya ayırma ve tadilat talepleri,
19. Sürücü belgesi zayii işlem talepleri,
20. Okul diplomasını kaybedenlerin yeniden müracaatları,
21. Özel ve resmi amaçlı gıda analizi yaptırma talebi,
22. Mera komisyonlarına yapılan talepler,

 

           İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak gerekli işlemler yapılacaktır.

Yukarıda sayılanlar örnek niteliğinde olup, şikâyet, izin ve icrai nitelik taşımayan ve mevzuatı gereğince Mülki İdare Makamına sunulması gerekmeyen hususlar içindir.

Dilekçe içeriği ve safahatı hakkında tereddüde düşülmesi halinde İlçe Makamı ile irtibat kurulması gerekmektedir. 

 

  

 

 

 

 

 

YAZIŞMALARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

 

1.    Bu Yönerge ile izin verilenler dışında; Yönerge kapsamındaki kuruluşların Bakanlık ve Merkez teşkilatları ile yapılacak her türlü yazışmalar Valilik kanalı ile yapılması, İl ve diğer illerdeki kuruluşlarla yapılacak yazışmaların Kaymakam imzası ile yapılması esastır.

 

1. 2. Yazılar yazıcı görevliden başlayarak, imza aşamasına kadar, sıralı yöneticilerce paraf edilir. İmzaya, varsa ekleri ve evveliyatı ile birlikte sunulur. İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya Bağımsız Genel Müdürlüklerin iş ve işlemleri Kaymakamın talimatı doğrultusunda ilgili birim tarafından yürütülecektir.
   3. Yazılı ve görsel basında yer alan şikâyet, yazı, açıklamalar, haber ve programlar ilgili İlçe İdare şube Başkanları tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan dikkatlice incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Kaymakama sunulacak, alınan talimata göre işlem yapılacaktır.
   4. Kurum amirinin izinli, raporlu, görevli olduğu hallerde Kurum Amirine verilen paraf ve imza yetkisi vekili tarafından kullanılır.

  5.   Kurum ve kuruluşlardan gelen yazıların cevapları, yazının havale edildiği birim tarafından doğrudan yazıyı tanzim eden ilgili kurum ve kuruluşa yazılır. (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmaz)

         6.  Güvenli elektronik imzayla imzalanacak üretilmiş bir belgeden çıktı alınıp gönderilmesi, çıktının uygun bir kesimine "Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır” ibaresi konulur.

7. Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulacaktır;

a) Normal Evrak Havalesi: Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve Makamın görmesi gerekenler dosya gömleği veya imza kartonu ile Makama arz edilecektir. Diğer evraklar Yazı İşleri Müdürünce imzalanarak ilgili kurumlara ivedi olarak intikal ettirilecektir.

b) Gizli Evrak Havalesi: Özellik taşıyan gizli, çok gizli ve isme yazılı evraklar açılmadan makama sunulacak ve makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır.

 

                            c) Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, bizzat birim amirleri tarafından Kaymakam'ın takdir ve onayına sunulacaktır.

d) Kaymakam'ın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilecektir.

 

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

İMZAYA veya ONAYA YETKİLİLER:

1. Kaymakam,
2. İlçe İdare Şube Başkanları,
3. Kaymakamlık Merkez Birim Müdürleri
4. İlçe Milli Emlak Şefliği

 

 

                                            KAYMAKAM  TARAFINDAN  İMZALANACAK  YAZILAR

1. 1. 1. 1. Kanun, Tüzük, Yönetmenlik ve Yönergelerle mutlaka Kaymakam tarafından imzalanması gereken

İşlem ve konular,

2. Valilik Makamına yazılacak her türlü yazılar,
3. Bakanlıklara görüş ve öneri bildiren veya açıklama yapmayı gerektiren yazılar,
4. 
   Olağanüstü hal ve savaş hazırlıkları ile ilgili yazılar,
5. İl ve diğer İl ve İlçelerden "Vali, Vali adına ve Kaymakam adına” ibaresi ile gelen yazılara verilecek cevaplar,
6. Kaymakam adına yazılı ve görsel basına yapılacak açıklama metinleri,
7. Haber alma, genel güvenlik ve milli güvenlik ile ilgili önemli konulardaki yazılar,
8. Önemli toplantılar ile ilgili yazılar,
9. Devletin hüküm ve tasarrufunda ya da hazinenin mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili önemli yazılar,
10. Kaymakamlıkça yayımlanan genel emir ve talimatlar,
11. Kanun, Tüzük ve Yönetmenliklere göre bizzat Kaymakam tarafından mahkemeler nezdinde açılması hükme bağlanan davalara ilişkin yazılar,
12. Teşkilat, kadro değişiklikleri ve kadro tahsisi talep yazıları,
13. Mülkiye Müfettişleri tarafından düzenlenen Teftiş raporlarına verilecek cevabi yazılar,
14. Üst Makamlardan herhangi bir konunun incelenmesi veya soruşturulması için Müfettiş istemi ile ilgili yazılar,
15. Valilik, Garnizon Komutanlığı, Belediye Başkanlığı, Cumhuriyet Başsavcılığına yazılan icrai mahiyetteki yazılar,
16. Başarı Belgesi, Üstün Başarı Belgesi ve Disiplin cezası verme ile ilgili yazılar,
17. Kaymakam adına gelen yazılara verilecek cevabi nitelikte yazılar,
18. Görevden uzaklaştırma ve göreve başlatılma yazıları,
19. Disiplin amiri sıfatı ile savunma istem ve ceza yazıları,
20. Kamu personeli hakkında 4483 Sayılı Kanuna göre Ön İnceleme ve Disiplin Soruşturması açılmasına ilişkin yazılar,
21. Siyasi Partiler ile ilgili yapılan yazışmalar,
22. Denetim ve Soruşturma için Görevlendirme Yazıları,
23. Hizmet İçi Eğitim Programına katılacak personel ile eğitim görevlisi görevlendirme yazıları,
24. Birim amirlerinin göreve başlama ve ayrılış yazıları,
25. Yargı kuruluşlarına gönderilecek inceleme, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar,
26. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar.

      KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR

2. 1. 1. 1. 
            Kanun, Tüzük, Yönetmenliklerin ön gördüğü, mutlaka Kaymakam tarafından onaylanması gereken veya özel yetki devri yapılamayan işlemler ve kararlar,
         2. İlçede görevli amir ve memurların il dışı ve İlçe dışı görevlendirme onayları,
3. İlçedeki resmi araçların 237 sayılı kanun uyarınca il dışı ve İlçe dışı görevlendirme onayları
4. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 68 ve 161’inci maddeleri gereği memurlara sağlanan aylık derece ve kademe terfilerinin onaylanması,
5. Belediye görevlilerinin yurtdışı izin onayları,
6. Milli Eğitim Bakanlığı personelinin izin yönergesinin 35.maddesinde belirtilen bilgilerini arttırmak üzere yurtdışına gönderilen memurların eşlerine verilecek aylıksız izin onayları ve 37. Maddesinde belirtilen sürekli görevle başka bir yere atanan memurların eşlerine verilecek aylıksız izin onaylarının verilmesi,
7. Milli Eğitim Teşkilatınca yapılması planlanan personelin spor yarışmaları, sosyal kültürel amaçlı gezi onayları, il dışı görevlendirilmeleri, öğrencilerin sportif amaçla görevlendirilecekleri kafile onayları (18 yaş altı çocuklarda veli muvafakatlarının alınması kaydıyla)

8.İlçedeki bütün memurların ödüllendirme onayları,

9.Mahalle ve Köy Muhtarlarının İzin onayları,

10. İlçe İdare Şube Başkanlarının yıllık, görev, mazeret, hastalık, refakat ve aylıksız izin onayları

11. İlçe Emniyet Amirliğinde görevli tüm rütbeli personelin; İlçe Jandarma komutanlığında görevli subaylar, Jandarma Asayiş Komando Bölüğü komutanları, karakol komutanları , Kaymakam korumaları ve başkorucuların; ilçe milli eğitim müdürlüğünde görevli şube müdürleri, halk eğitim müdürü, öğretmen evi müdürünün her türlü izin onayları,

12.Özlük dosyaları İlçede tutulan personelin her türlü aylıksız izin onayları ile özlük dosyaları İlçede tutulmayan personele verilmesi zorunlu olan aylıksız izin onayları,

13.İlçede görevli kamu personelinin izinlerini yurt dışında geçirmelerine ilişkin onaylar,

14.İlçe biriminde çalışan personelin İlçedeki Kurum ve kuruluşlarda 6 aya kadar geçici görevlendirme onayları,

15. Özlük dosyası ilçe biriminde bulunan personelin derece yükseltilmesine ilişkin onaylar,

16. Av Teskeresi ve Silah Ruhsat onayları,

17. İnternet Kafe İzin Belgesi onayları,

18. Dernek Lokallerinin izin belgesi ve ruhsatlarının verilmesi onayları,

19. Denetim ve Soruşturma için görevlendirme onayları,

20. 4483 Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun uyarınca verilecek muhakkik görevlendirme onayları ve verilecek kararlar,

20. 3091 Sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun uyarınca verilecek görevlendirme onayı ve kararlar,

22. 2946 Sayılı Kamu Konutları Kanunu ve Kamu Konutları Yönetmeliğinde belirtilen lojmanlarla ilgili İlçe lojman tahsis komisyon kararlarına ilişkin onaylar,

23. İl dışı ve ilçe dışı her türlü araç ve personel görevlendirme onayları,

24. Kaymakam tarafından imzalanması ve onaylanması istenilen diğer onaylar.

 

 

  YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI VE ONAYLAYACAĞI YAZILAR

1. Kaymakamlığa gelen " Çok Gizli", "Gizli” ve "Kişiye Özel” ibaresi taşımayan zarflar ve yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılarak Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri ilgili birimlere Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir,

1. 1. 2. Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbar ya da şikayeti kapsamayan dilekçelerin ilgili birimlere havale işlemleri,
      3. Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin bir şekilde gereğinin yapılması gereken her türlü evrak ve dilekçelerin havale işlemleri,
      4. Tebligat işlemleri,
      5. Muhtarlıklardan gelen Bakım belgeleri, muhtarların mühür ve tasdikinden ibaret belgeleri,
      6. Askerlik Şubesi veya diğer dairelerden İlçe İdare Kurulunda görüşülmesi için gelen evrakın cevabi yazıları,
      7. 3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat Memurunun görevlendirilmesi dışında kalan yazılar,
      8. Apostil Tasdikleri,
      9. Yurtdışı Bakım Belgelerinin onaylanması,

10. 4483 Sayılı Kanuna göre verilen kararların ilgililerine tebligat işlemleri,

11. Mahalle Muhtarlarının Görev belgelerinin tasdiki,

         12.  Kaymakamın İlçe dışında olması ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda, Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,     (derhal bilgi verilmesi şartı ile)

13. Kaymakam tarafından imzalanması ve onaylanması istenilen diğer yazılar,

İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANLARI, BİRİM AMİRLERİ VE MİLLİ EMLAK ŞEFLİĞİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

1.   Bu yönergede belirtilen İlçe Kaymakamının imzalaması gereken yazılar dışında kalan her türlü ilçe içi yapılan yazışmalar.

2. 
   Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında kalan, hesabata ve teknik hususlara ait olup, Kaymakam tarafından bilinmesi gerekmeyen yazılar ile bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için İlçe İdare Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar,
3. Vilayet ve diğer illerden gelen, Kaymakam incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan, genelge, yönerge, tebliğ ve yazıların kendi alt birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar
4. Kendisine bağlı birimlere, teşkilatlarının iç işleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar,
5. Kaymakamlık talimatı gerektirmeyen herhangi bir emir niteliği taşımayan yasal olarak rutin bir şekilde gereğinin yapılaması gereken yazılar doğrudan ilgili birime verilen mutat dilekçelerin havalelerinin yapılıp işleme konulması,
6. Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin alt birimlere bildirilmesine ilişkin yazılar,
7. Adli ve İdari Yargı tarafından (İcra Daireleri Dahil) Kaymakamlık aracı kullanılmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazıdır.
8. Kamu kurum ve kuruluşlarının hizmet alanına giren konularda vatandaşların ve diğer kurumların taleplerini kabul etmek, gereğini yerine getirmek ve sonucunda ilgililere bilgi vermek,
9. Birim personelinin kimlik belgeleri imzalamak.

     10.Personel izin onayları (Kurum amirleri hariç)

11. Kaymakam tarafından izin verilecek birim müdürleri dışında kalan personelin yılık izinlerinin tamamı, mazeret ve sağlık izinlerine ilişkin onayların ise 5.güne kadar olan bölümü imzalanacaktır.

12.     Kurum personellerinin sağlık raporlarının hastalık iznine çevrilmesine ilişkin onayların alınması,

13.  İlçe merkezi ve köylere yapılacak araç ve personel görevlendirme (kurum amirleri hariç) yazılarının imzalanması,

 

                                MAHALLİ İDARELER İLE İLGİLİ HUSUSLAR

   a) İlçeye bağlı köy ve bunların kurmuş oldukları birliklerin İl Makamı ve Merkez kuruluşları ile olan yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapılır.

  b) Belediyeler 5393 sayılı Belediye Kanununun 78 inci maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışabilir. Ancak cevabi yazılar mutlaka Kaymakam imzası ile gönderilecektir.

  c) Muhtarların Köy Bütçe Hesaplarından para çekme veya başka hesaplara para aktarma talepleri ile ilgili bilgi, belge ve köy bütçe hesaplarının incelenerek, ilgi banka ile gerekli yazışmaları yapmak üzere İlçe Özel İdare- Vekili yetkilendirilmiştir.

 

 

                                               UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER

1.   İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya bağımsız genel müdürlüklerin iş ve işlemleri,  ilgili bakanlıkların işlemlerini yürüten birim müdürleri tarafından yürütülecektir.

1. 2. Bu yönerge hükümlerine uygun işlem tesis edilmesini sağlamak amacıyla sıralı tüm amirlerce gerekli tedbirler alınacaktır,
   3. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrolü kanunu gereğince her türlü kamu kaynağını kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik ve hukuka uygun olarak kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludurlar.
   4. 
      Onaylar, hukuksal dayanağı olarak oluşturulacak, hukuksal dayanağı bulunmayan hiçbir onay hazırlanmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirlenmesi esastır.        (Kanunun maddesi, Yönetmenliğin maddesi vs. gibi)
   5. Havale evrakında veya yazıda "Görüşelim” notu konulan yazıların, ilgili görevlilerce en kısa zamanda ikaza mahal olmadan gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte Kaymakam ile görüşerek gereği yapılacaktır.
   6. İmza yetkisinin devri konusundaki yönerge hükümlerine uyumu ve riayeti sağlamak amacı ile gerektiğinde işlemler ve kararlar üzerinde Kaymakam tarafından denetim yapılacaktır.

       

 

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

   1. Yazışmalar 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yapılacaktır.

   2. Birim amirlerince hazırlanan ve bizzat Kaymakam imzası ile gönderilecek, özellik arz eden ve Kaymakamlık Makamının takdirini gerektiren yazılar, yazılmadan önce Kaymakamlık Makamı ile istişare edilip mutabakat sağlandıktan sonra hazırlanacak ve imzalanmak üzere Kaymakamlık Makamına sunulacaktır.

   3.Yazışmalar mevzuata uygun şekilde yazılacak, Yaşayan Türkçe’ ye yer verilecek standardizasyona dikkat edilecek ve imla kurallarına uyulacak.

  4. Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılarda imza yerine yetkilinin adı ve soyadı yazıldıktan sonra "Kaymakam a." ibaresi ve yetkilinin memuriyet unvanı yazılacaktır.

  5.Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik gereğince, yazı alanlarının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılacaktır. İletişim bilgileri bir çizgi ile ayrılarak yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alacaktır.

 Alt makamlara yazılan yazılarda;

 -Bilgilerinizi rica ederim

 -Gereğini rica ederim

 -Bilgi ve gereğini rica ederim

 Üst ve denk makamlara yazılan yazılar;

-Bilgilerinize arz ederim

-Gereğini arz ederim

-Bilgi ve gereğini arz ederim

 

 Üst, aynı düzey ve alt makamlar birlikte dağıtımlı olarak yazılan yazılarda;

-Bilgilerinizi arz ve rica ederim

-Gereğini arz ve rica ederim

-Bilgi ve gereğini arz/rica ederim

-Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim tabiri kullanılacak, bunların dışında hiçbir tabir kullanılmayacaktır.

-Onaylarda; "ONAY", "UYGUNDUR", "MUVAFIKTIR" gibi değişik ifadeler yerine, her onay için “ OLUR” ifadesi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir boşluk bırakılacaktır.

 

 

YÖNERGEDE BELİRTİLMEYEN HUSUSLAR

Bu yönergede sayılmayan ve açıklanmayan hususlarda emsalleri dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakam emrine göre hareket edilir.

YÜRÜRLÜK

     1. Bu Yönerge hükümlerini Mazgirt Kaymakamı yürütür.

     2.Bu Yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren çeşitli kurumlarca muhtelif tarihlerde Mazgirt Kaymakamlığından alınmış olan imza yetkililerinin devrine dair tüm onaylar yürürlükten kaldırılmıştır.

      3.Bu Yönergede tadat, tasarruf ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüte düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.

      4.Bu yönergenin yayım tarihinden itibaren 1(bir) ay içinde İlçe İdare Şube Başkanları tarafından kendi iç yönergelerini hazırlayarak Kaymakama sunmaları gerekmektedir.

      5.Bu Yönerge 10.09.2021 tarihinde yürürlüğe girer. 

  

 

                                                                                                                                          Necdet UÇAR

                                                                                                                                            Kaymakam